7 Langkah Presentasi

7 Langkah Memukau Audiens dengan Presentasi Anda

Hari ini Jumat, jam menunjukkan pukul 4 sore, anda sedang bersantai di kantor sambil menunggu waktu pulang =) Tiba-tiba rekan anda datang menghampiri dan mengatakan bahwa si boss memanggil anda dan semua yang tergabung di tim penjualan.
Sambil bertanya-tanya ada apa gerangan, anda dan rekan-rekan satu departemen menuju ke ruang meeting.Tak lama kemudian si boss dengan wajah antusias menyampaikan rencana program baru di kantor anda. Mulai minggu depan akan diadakan program “Sharing Session” di mana tiap departemen akan bergantian saling berbagi tentang topik apapun yang kiranya bisa berguna untuk seluruh kantor.
Dan kabar baiknya (atau kabar buruk ya?) departemen anda mendapat gilian pertama untuk program baru ini. Setelah meeting sosialisasi program baru ini berakhir, rekan-rekan  satu departemen pun saling berunding siapa yang kira-kira sesuai dijadikan korban untuk membawakan materi minggu depan.
Satu demi satu rekan anda beragumentasi dengan meyakinkan bahwa mereka bukanlah orang yang tepat untuk tugas ini. “Saya tidak pandai berpresentasi, setiap kali saya berpresentasi orang-orang pasti tertidur” kata Si Anton, “Saya sibuk sekali untuk mengejar target sales minggu ini, tidak ada waktu untuk persiapan” kata Si Mira, “Kucing peliharaan saya bakal melahirkan minggu depan dan saya harus berada di sisinya” kata si Budi.
Sialnya kali ini anda tidak memiliki argumen yang pas untuk menghindar dari situasi ini. Akhirnya hasil musyawarah mufakat dengan asas menjunjung keadilan sosial bagi seluruh rakyat pun memutuskan dengan suara mutlak disertai persetujuan semua orang (kecuali anda sendiri) bahwa anda lah figur yang paling tepat untuk mewakili departemen anda di “sharing session” minggu depan.
Dengan langkah gontai anda pun pulang sambil membayangkan bahwa akhir pekan indah anda bakal menjadi suram. Gemerlap lampu mall, suara teman-teman tertawa dan nyamannya sofa di cinema XXI bakal digantikan dengan tumpukan buku, suara hening di kamar dan duduk di kursi butut anda sambil memandangi layar komputer yang bertuliskan Microsoft Power Point.

Apakah anda pernah mengalami hal serupa? Frustasi karena harus mempersiapkan presentasi? Tidak tahu harus memulai dari mana?
Jikalau anda pernah mengalami hal serupa, artikel “7 Langkah Memukau Audiens dengan Presentasi Anda”  ini adalah solusi yang tepat untuk anda…
Akan tetapi sebelum saya membagikan 7 langkah tersebut, rasanya apa yang anda alami itu bisa disebut blessing in disguise (berkat tersembunyi). Mengapa?
Presentasi adalah suatu aktifitas yang coba dihindari oleh kebanyakan orang, tidak banyak yang mau melakukannya. Sehingga ketika anda mampu melakukannya dengan menarik, informatif dan menghibur maka jelas-jelas anda akan stand out of the crowds, anda akan tampak menonjol dibanding orang lain.
Kemampuan berpresentasi dan meyakinkan orang lain akan produk atau gagasan anda akan sangat membantu dalam pencapaian karir anda. Di dalam suatu organisasi, kemampuan apakah yang akan membuat anda duduk di pucuk pimpinan? Apakah mereka yang mampu mengetik tercepat? Apakah yang laporan proyeknya paling rapi? Atau kah yang paling jago menguasai Microsoft Excel? Saya kira bukan ya…
Mereka yang memiliki kemampuan berkomunikasi, mampu meyakinkan orang lain akan produk / ide mereka dan mampu menginspirasi bawahan merekalah yang akan menjadi calon-calon pemimpin dalam suatu organisasi.
Menguasai teknik berpresentasi adalah jalur kilat untuk mencapai semua hal tersebut. Jadi sekarang kesempatan itu ada di tangan anda, tinggal maukah anda mengambilnya? Jikalau anda berkata “Ya”, maka inilah saatnya untuk anda menyimak 7 Langkah berikut:

(1) Tentukan Topik dan Judul

Dalam penentuan topik, berbicaralah tentang topik yang anda ketahui, anda sukai atau anda peduli. Ketika anda berbicara di dalam topik-topik tersebut maka anda akan memiliki kredibilitas dan antusiasme untuk berpresentasi. Selain itu tentunya anda juga memiliki pengalaman dan cerita pribadi yang bisa anda sampaikan. Suatu presentasi akan menjadi unik dan menarik jika anda bisa menambahkan pengalaman-pengalaman pribadi anda ke dalamnya.
Selain itu pertimbangkan juga minat dan kebutuhan audiens. Jika dalam acara di atas anda berpresentasi tentang “Teknik Merawat Kaktus” atau “Tips Efektif Menidurkan Binatang Peliharaan Anda”, maka saya kira akan susah sekali bagi anda untuk mendapatkan perhatian dari audiens.
Dalam mementukan judul presentasi anda, usahakanlah menggunakan judul yang menarik dan memancing rasa ingin tahu. Sebagai contoh, sesi pembelajaran dasar teknik presentasi  saya beri judul “The Naked Presenter”. Hasilnya? Banyak peserta pelatihan datang dengan antusias  sambil bertanya-tanya (dan mengharap-harap =)) kira-kira sesinya nanti bakal seperti apa ya? Hal ini tentunya berbeda jika sesi ini hanya saya beri judul “Teknik Dasar Berpresentasi”.

(2) Tentukan poin-poin/pesan yang ingin anda sampaikan

Setelah anda mendapatkan topik, maka tentukanlah poin-poin utama / pesan yang ingin anda sampaikan. Di dalam presentasi, cara menstrukturkan kerangka adalah dengan menggunakan poin utama yang nantinya akan anda jabarkan dan beri penjelasan lebih lanjut.
Poin utama inilah yang harus anda ketahui dan tentukan dengan jelas. Cara untuk mencek apakah anda sudah mengetahui dengan jelas poin yang akan anda sampaikan adalah dengan menggunakan “elevator pitch”. Ini adalah suatu kiasan dimana anda hanya punya waktu selama perjalanan di lift (kurang lebih 1 menit) untuk menjelaskan presentasi anda. Dalam waktu yang sesingkat itu maka yang anda harus anda sampaikan hanyalah inti dari presentasi, yang tidak lain adalah poin utama anda.
Berikut saya berikan contoh kerangka presentasi:
Topik: Tips Efektif untuk Manajemen Waktu

• Poin 1: Bangun pagi lebih awal
• Poin 2: Buatlah jadwal harian
• Poin 3: Tetaplah menjadi jomblo =)

Batasi juga jumlah poin yang akan anda sampaikan, presentasi tentang “30 Tips Kepemimpinan” hanyalah akan membuat audiens menghitung mundur menanti saat-saat presentasi anda usai “20 tips lagi… 19 tips lagi… 18 tips lagi….”.
Jadi berapa poin yang ideal? Beberapa presenter handal mengatakan tiga poin adalah jumlah yang ideal, akan tetapi tentunya hal ini juga tergantung topik dan durasi presentasi anda. Sehingga dalam hal ini saya tidak bisa memberikan patokan angka yang persis, tapi menurut saya pribadi 5 – 7 poin adalah jumlah maksimal untuk poin yang ingin anda sampaikan.
Di dalam pemilihan kata-kata untuk poin/pesan buatlah singkat (usahakan kurang dari 10 kata). Mengapa? Supaya pesan anda jelas dan mudah diingat. Menurut anda dari dua poin di bawah ini mana yang lebih mudah diingat?

• “Beranilah bertindak’
• “Kita harus berani untuk melakukan langkah awal yang diperlukan dalam menghadapi hal-hal yang tidak diinginkan atau ketidakpastian yang terjadi di dalam kehidupan kita”

Jelas yang contoh pertama bukan? Jadi buatlah pesan anda singkat dan jelas.

(3) Tentukan cara anda menyampaikan masing-masing pesan

Setelah mengetahui poin-poin yang akan anda sampaikan dengan jelas, sekaranglah saatnya menentukan cara untuk menjelaskan dan menjabarkan masing-masing poin tersebut. Kebanyakan presenter hanya menggunakan satu cara saja yaitu dengan menjelaskan / memberi definisi tentang poin tersebut. Padahal ada berbagai macam cara untuk menyampaikan pesan anda ke audiens, misalnya dengan menggunakan cerita, games atau video yang sesuai dengan pesan anda.
Salah satu cara favorit saya dalam menyampaikan pesan adalah dengan menggunakan cerita. Mengapa? Karena cerita mampu untuk menyentuh sisi emosi dari audiens, ini adalah hal yang sulit dilakukan oleh data, statistik dan grafik (kecuali grafik yang menunjukkan kenaikan gaji anda). Dengan bercerita pula anda bisa menyampaikan suatu pesan tanpa terkesan menggurui. Oleh karena itu, manfaatkanlah cerita dalam presentasi anda.
Anda bisa memvariasi cara anda menyampaikan pesan ke audiens, terutama untuk presentasi yang berdurasi cukup panjang (45 menit atau lebih). Hal ini akan membuat presentasi anda berjalan dengan dinamis, tidak membosankan dan mempu mengakomodasi gaya belajar audiens yang berbeda-beda.

(4) Siapkan slide presentasi anda

Slide presentasi adalah suatu visual aids/ alat bantu visual. Pertanyaannya adalah, alat bantu visual untuk siapa? Pembicara atau audiens? Jawaban yang tepat adalah alat bantu visual untuk audiens, supaya mereka lebih mudah menangkap poin pembelajaran dari presentasi anda.
Akan tetapi apa yang terjadi? Kebanyakan presenter menggunakannya sebagai alat bantu visual untuk diri mereka sendiri, di mana mereka meletakkan seluruh isi draft presentasi mereka dalam slide power point dan membacanya kata demi kata. Hasilnya? Slide power point berubah fungsi, tidak lagi menjadi visual aids akan tetapi sleeping aids atau alat bantu supaya audiens lebih cepat tidur =)
Dua tips untuk menggunakan slide presentasi adalah buatlah simpel dan visual. Simpel berarti yang perlu anda cantumkan ke slide hanyalah poin-poin presentasi anda saja. Jangan melakukan copy paste seluruh isi draft presentasi anda.
Visual artinya anda bisa menggunakan gambar untuk menguatkan pesan/poin yang anda sampaikan. Audiens lebih mudah mengingat sesuatu jika ada gambar yang anda tampilkan. Hanya saja pastikan bahwa gambar yang anda tampilkan berkorelasi dengan poin yang ada di slide tersebut.
Berikut adalah contoh perbandingan slide yang kurang efektif dan slide yang didesain dengan simpel dan visual:

Slide yang Kurang Efektif

Slide yang Simple dan Visual

(5) Berlatihlah isi presentasi anda

Setelah draft dan slide presentasi anda selesai, apakah semua persiapan sudah selesai? Haha.. masih belum ya, anda masih harus berlatih isi presentasi anda. Ini untuk memastikan bahwa presentasi anda akan berjalan lancar dan anda tidak menjadi blank, lupa segalanya pada hari H.
Tujuan berlatih bukanlah untuk mengingat presentasi anda kata per kata, melainkan untuk membiasakan anda dengan isi presentasi dan alur presentasi yang anda sampaikan.
Selain itu tidak ada salahnya anda mempersiapkan notes untuk presentasi anda. Notes akan berfungsi sebagai asuransi, siapa tahu saja di tengah-tengah presentasi ada hal yang anda lupakan (dan bukankah lupa itu adalah hal yang manusiawi).
Hanya saja pastikan anda menggunakan medium yang tepat untuk notes anda, jangan menulis notes dengan bolpoin pada telapak tangan anda (saya tidak bisa membayangkan bagaimana rupa tangan anda jika durasi presentasi anda adalah selama 2 jam).
Untuk cara menampilkan notes yang high-tech, anda bisa memanfaatkan fitur presenter view di power point. Apa itu dan bagaimana caranya? Saya ada bahas tentang hal ini di seri video tutorial yang saya berikan secara GRATIS di www.PresentasiEfektif.com

(6) Lakukan persiapan hal-hal teknis untuk hari H

Selain mempersiapkan diri anda dengan berlatih, anda juga perlu mempersiapkan hal-hal teknis untuk hari-H presentasi anda. Hal terakhir yang ingin anda alami adalah slide presentasi yang sudah anda persiapkan dengan matang tidak bisa diputar karena laptop anda ketinggalan. Sering kali saya jumpai presentasi menjadi berantakan karena hal-hal teknis kecil yang semestinya bisa dihindari.
Tips yang paling ampuh untuk hal ini adalah datanglah lebih awal dan cek segala sesuatunya. Apakah semua perlengkapan sudah tersedia? Apakah file power point anda bisa dijalankan dengan sempurna? Apakah video dan sound bekerja dengan baik? Ketika ada permasalahan atau ketidaksesuaian-pun anda masih akan mempunyai waktu untuk mengatasinya.

(7) Show time!!!

Hari H telah tiba sekarang, apakah anda merasa deg-deg an, perut terasa tidak enak, ketiak mulai basah? Ooopps…. =) atau singkat katanya, apakah anda merasa nervous? Haha.. tenang saja, itu adalah hal yang normal kita rasakan ketika harus berbicara di depan publik. Hadapilah dengan tenang dan yakinkanlah diri anda bahwa dengan segala persiapan yang sudah anda lakukan, anda pasti bisa.
Dalam hal penyampaian, hal yang paling sering dikeluhkan oleh audiens adalah penyampaian yang monoton. Kunci mengatasinya adalah menciptakan kontras dan interaksi. Kontras berarti ada kalanya anda berbicara dengan tempo yang cepat, ada juga dengan tempo lambat. Ada kalanya anda berbicara dengan antusias, ada juga saatnya anda berbicara dengan santai dan bersahabat.
Interaksi berarti ciptakanlah dialog dengan audiens. Dialog ini bisa berupa dialog internal dalam diri audiens juga. Tips dalam hal ini adalah sering-seringlah mengajukan pertanyaan kepada audiens. Tujuan pertanyaan ini bisa sekedar untuk mendapatkan respon singkat dari audiens ataupun membuat audiens untuk berpikir dan berefleksi.