7 Langkah Memukau Audiens dengan Presentasi Anda
Hari
ini Jumat, jam menunjukkan pukul 4 sore, anda sedang bersantai di
kantor sambil menunggu waktu pulang =) Tiba-tiba rekan anda datang
menghampiri dan mengatakan bahwa si boss memanggil anda dan semua yang
tergabung di tim penjualan.
Sambil bertanya-tanya ada apa gerangan, anda dan rekan-rekan satu
departemen menuju ke ruang meeting.Tak lama kemudian si boss dengan
wajah antusias menyampaikan rencana program baru di kantor anda. Mulai
minggu depan akan diadakan program “Sharing Session” di mana tiap
departemen akan bergantian saling berbagi tentang topik apapun yang
kiranya bisa berguna untuk seluruh kantor.
Dan kabar baiknya (atau kabar buruk ya?) departemen anda mendapat
gilian pertama untuk program baru ini. Setelah meeting sosialisasi
program baru ini berakhir, rekan-rekan satu departemen pun saling
berunding siapa yang kira-kira sesuai dijadikan korban untuk membawakan
materi minggu depan.
Satu demi satu rekan anda beragumentasi dengan meyakinkan bahwa mereka bukanlah orang yang tepat untuk tugas ini. “
Saya tidak pandai berpresentasi, setiap kali saya berpresentasi orang-orang pasti tertidur” kata Si Anton, “
Saya sibuk sekali untuk mengejar target sales minggu ini, tidak ada waktu untuk persiapan” kata Si Mira, “
Kucing peliharaan saya bakal melahirkan minggu depan dan saya harus berada di sisinya” kata si Budi.
Sialnya kali ini anda tidak memiliki argumen yang pas untuk
menghindar dari situasi ini. Akhirnya hasil musyawarah mufakat dengan
asas menjunjung keadilan sosial bagi seluruh rakyat pun memutuskan
dengan suara mutlak disertai persetujuan semua orang (kecuali anda
sendiri) bahwa anda lah figur yang paling tepat untuk mewakili
departemen anda di “sharing session” minggu depan.
Dengan langkah gontai anda pun pulang sambil membayangkan bahwa akhir
pekan indah anda bakal menjadi suram. Gemerlap lampu mall, suara
teman-teman tertawa dan nyamannya sofa di cinema XXI bakal digantikan
dengan tumpukan buku, suara hening di kamar dan duduk di kursi butut
anda sambil memandangi layar komputer yang bertuliskan Microsoft Power
Point.
Apakah anda pernah mengalami hal serupa? Frustasi karena harus mempersiapkan presentasi? Tidak tahu harus memulai dari mana?
Jikalau anda pernah mengalami hal serupa, artikel “
7 Langkah Memukau Audiens dengan Presentasi Anda” ini adalah solusi yang tepat untuk anda…
Akan tetapi sebelum saya membagikan 7 langkah tersebut, rasanya apa yang anda alami itu bisa disebut
blessing in disguise (berkat tersembunyi). Mengapa?
Presentasi adalah suatu aktifitas yang coba dihindari oleh kebanyakan
orang, tidak banyak yang mau melakukannya. Sehingga ketika anda mampu
melakukannya dengan menarik, informatif dan menghibur maka jelas-jelas
anda akan
stand out of the crowds, anda akan tampak menonjol dibanding orang lain.
Kemampuan berpresentasi dan meyakinkan orang lain akan produk atau
gagasan anda akan sangat membantu dalam pencapaian karir anda. Di dalam
suatu organisasi, kemampuan apakah yang akan membuat anda duduk di pucuk
pimpinan? Apakah mereka yang mampu mengetik tercepat? Apakah yang
laporan proyeknya paling rapi? Atau kah yang paling jago menguasai
Microsoft Excel? Saya kira bukan ya…
Mereka yang memiliki kemampuan berkomunikasi, mampu meyakinkan orang
lain akan produk / ide mereka dan mampu menginspirasi bawahan merekalah
yang akan menjadi calon-calon pemimpin dalam suatu organisasi.
Menguasai teknik berpresentasi adalah jalur kilat untuk mencapai
semua hal tersebut. Jadi sekarang kesempatan itu ada di tangan anda,
tinggal maukah anda mengambilnya? Jikalau anda berkata “Ya”, maka inilah
saatnya untuk anda menyimak 7 Langkah berikut:
(1) Tentukan Topik dan Judul
Dalam
penentuan topik, berbicaralah tentang topik yang anda ketahui, anda
sukai atau anda peduli. Ketika anda berbicara di dalam topik-topik
tersebut maka anda akan memiliki kredibilitas dan antusiasme untuk
berpresentasi. Selain itu tentunya anda juga memiliki pengalaman dan
cerita pribadi yang bisa anda sampaikan. Suatu presentasi akan menjadi
unik dan menarik jika anda bisa menambahkan pengalaman-pengalaman
pribadi anda ke dalamnya.
Selain itu pertimbangkan juga minat dan kebutuhan audiens. Jika dalam
acara di atas anda berpresentasi tentang “Teknik Merawat Kaktus” atau
“Tips Efektif Menidurkan Binatang Peliharaan Anda”, maka saya kira akan
susah sekali bagi anda untuk mendapatkan perhatian dari audiens.
Dalam mementukan judul presentasi anda, usahakanlah menggunakan judul
yang menarik dan memancing rasa ingin tahu. Sebagai contoh, sesi
pembelajaran dasar teknik presentasi saya beri judul “The Naked
Presenter”. Hasilnya? Banyak peserta pelatihan datang dengan antusias
sambil bertanya-tanya (dan mengharap-harap =)) kira-kira sesinya nanti
bakal seperti apa ya? Hal ini tentunya berbeda jika sesi ini hanya saya
beri judul “Teknik Dasar Berpresentasi”.
(2) Tentukan poin-poin/pesan yang ingin anda sampaikan
Setelah
anda mendapatkan topik, maka tentukanlah poin-poin utama / pesan yang
ingin anda sampaikan. Di dalam presentasi, cara menstrukturkan kerangka
adalah dengan menggunakan poin utama yang nantinya akan anda jabarkan
dan beri penjelasan lebih lanjut.
Poin utama inilah yang harus anda ketahui dan tentukan dengan jelas.
Cara untuk mencek apakah anda sudah mengetahui dengan jelas poin yang
akan anda sampaikan adalah dengan menggunakan “elevator pitch”. Ini
adalah suatu kiasan dimana anda hanya punya waktu selama perjalanan di
lift (kurang lebih 1 menit) untuk menjelaskan presentasi anda. Dalam
waktu yang sesingkat itu maka yang anda harus anda sampaikan hanyalah
inti dari presentasi, yang tidak lain adalah poin utama anda.
Berikut saya berikan contoh kerangka presentasi:
Topik: Tips Efektif untuk Manajemen Waktu
- Poin 1: Bangun pagi lebih awal
- Poin 2: Buatlah jadwal harian
- Poin 3: Tetaplah menjadi jomblo =)
Batasi juga jumlah poin yang akan anda sampaikan, presentasi tentang
“30 Tips Kepemimpinan” hanyalah akan membuat audiens menghitung mundur
menanti saat-saat presentasi anda usai “20 tips lagi… 19 tips lagi… 18
tips lagi….”.
Jadi berapa poin yang ideal? Beberapa presenter handal mengatakan
tiga poin adalah jumlah yang ideal, akan tetapi tentunya hal ini juga
tergantung topik dan durasi presentasi anda. Sehingga dalam hal ini saya
tidak bisa memberikan patokan angka yang persis, tapi menurut saya
pribadi 5 – 7 poin adalah jumlah maksimal untuk poin yang ingin anda
sampaikan.
Di dalam pemilihan kata-kata untuk poin/pesan buatlah singkat
(usahakan kurang dari 10 kata). Mengapa? Supaya pesan anda jelas dan
mudah diingat. Menurut anda dari dua poin di bawah ini mana yang lebih
mudah diingat?
- “Beranilah bertindak’
- “Kita harus berani untuk melakukan langkah awal yang diperlukan
dalam menghadapi hal-hal yang tidak diinginkan atau ketidakpastian yang
terjadi di dalam kehidupan kita”
Jelas yang contoh pertama bukan? Jadi buatlah pesan anda singkat dan jelas.
(3) Tentukan cara anda menyampaikan masing-masing pesan
Setelah
mengetahui poin-poin yang akan anda sampaikan dengan jelas, sekaranglah
saatnya menentukan cara untuk menjelaskan dan menjabarkan masing-masing
poin tersebut. Kebanyakan presenter hanya menggunakan satu cara saja
yaitu dengan menjelaskan / memberi definisi tentang poin tersebut.
Padahal ada berbagai macam cara untuk menyampaikan pesan anda ke
audiens, misalnya dengan menggunakan cerita, games atau video yang
sesuai dengan pesan anda.
Salah satu cara favorit saya dalam menyampaikan pesan adalah dengan
menggunakan cerita. Mengapa? Karena cerita mampu untuk menyentuh sisi
emosi dari audiens, ini adalah hal yang sulit dilakukan oleh data,
statistik dan grafik (kecuali grafik yang menunjukkan kenaikan gaji
anda). Dengan bercerita pula anda bisa menyampaikan suatu pesan tanpa
terkesan menggurui. Oleh karena itu, manfaatkanlah cerita dalam
presentasi anda.
Anda bisa memvariasi cara anda menyampaikan pesan ke audiens,
terutama untuk presentasi yang berdurasi cukup panjang (45 menit atau
lebih). Hal ini akan membuat presentasi anda berjalan dengan dinamis,
tidak membosankan dan mempu mengakomodasi gaya belajar audiens yang
berbeda-beda.
(4) Siapkan slide presentasi anda
Slide presentasi adalah suatu
visual aids/
alat bantu visual. Pertanyaannya adalah, alat bantu visual untuk siapa?
Pembicara atau audiens? Jawaban yang tepat adalah alat bantu visual
untuk audiens, supaya mereka lebih mudah menangkap poin pembelajaran
dari presentasi anda.
Akan tetapi apa yang terjadi? Kebanyakan presenter menggunakannya
sebagai alat bantu visual untuk diri mereka sendiri, di mana mereka
meletakkan seluruh isi draft presentasi mereka dalam slide power point
dan membacanya kata demi kata. Hasilnya? Slide power point berubah
fungsi, tidak lagi menjadi
visual aids akan tetapi
sleeping aids atau alat bantu supaya audiens lebih cepat tidur =)
Dua tips untuk menggunakan slide presentasi adalah buatlah simpel dan
visual. Simpel berarti yang perlu anda cantumkan ke slide hanyalah
poin-poin presentasi anda saja. Jangan melakukan copy paste seluruh isi
draft presentasi anda.
Visual artinya anda bisa menggunakan gambar untuk menguatkan
pesan/poin yang anda sampaikan. Audiens lebih mudah mengingat sesuatu
jika ada gambar yang anda tampilkan. Hanya saja pastikan bahwa gambar
yang anda tampilkan berkorelasi dengan poin yang ada di slide tersebut.
Berikut adalah contoh perbandingan slide yang kurang efektif dan slide yang didesain dengan simpel dan visual:
Slide yang Kurang Efektif
Slide yang Simple dan Visual
(5) Berlatihlah isi presentasi anda
Setelah
draft dan slide presentasi anda selesai, apakah semua persiapan sudah
selesai? Haha.. masih belum ya, anda masih harus berlatih isi presentasi
anda. Ini untuk memastikan bahwa presentasi anda akan berjalan lancar
dan anda tidak menjadi blank, lupa segalanya pada hari H.
Tujuan berlatih bukanlah untuk mengingat presentasi anda kata per
kata, melainkan untuk membiasakan anda dengan isi presentasi dan alur
presentasi yang anda sampaikan.
Selain itu tidak ada salahnya anda mempersiapkan notes untuk
presentasi anda. Notes akan berfungsi sebagai asuransi, siapa tahu saja
di tengah-tengah presentasi ada hal yang anda lupakan (dan bukankah lupa
itu adalah hal yang manusiawi).
Hanya saja pastikan anda menggunakan medium yang tepat untuk notes
anda, jangan menulis notes dengan bolpoin pada telapak tangan anda (saya
tidak bisa membayangkan bagaimana rupa tangan anda jika durasi
presentasi anda adalah selama 2 jam).
Untuk cara menampilkan notes yang high-tech, anda bisa memanfaatkan
fitur presenter view di power point. Apa itu dan bagaimana caranya? Saya
ada bahas tentang hal ini di seri video tutorial yang saya berikan
secara GRATIS di
www.PresentasiEfektif.com
(6) Lakukan persiapan hal-hal teknis untuk hari H
Selain
mempersiapkan diri anda dengan berlatih, anda juga perlu mempersiapkan
hal-hal teknis untuk hari-H presentasi anda. Hal terakhir yang ingin
anda alami adalah slide presentasi yang sudah anda persiapkan dengan
matang tidak bisa diputar karena laptop anda ketinggalan. Sering kali
saya jumpai presentasi menjadi berantakan karena hal-hal teknis kecil
yang semestinya bisa dihindari.
Tips yang paling ampuh untuk hal ini adalah datanglah lebih awal dan
cek segala sesuatunya. Apakah semua perlengkapan sudah tersedia? Apakah
file power point anda bisa dijalankan dengan sempurna? Apakah video dan
sound bekerja dengan baik? Ketika ada permasalahan atau
ketidaksesuaian-pun anda masih akan mempunyai waktu untuk mengatasinya.
(7) Show time!!!
Hari
H telah tiba sekarang, apakah anda merasa deg-deg an, perut terasa
tidak enak, ketiak mulai basah? Ooopps…. =) atau singkat katanya, apakah
anda merasa nervous? Haha.. tenang saja, itu adalah hal yang normal
kita rasakan ketika harus berbicara di depan publik. Hadapilah dengan
tenang dan yakinkanlah diri anda bahwa dengan segala persiapan yang
sudah anda lakukan, anda pasti bisa.
Dalam hal penyampaian,
hal yang paling sering dikeluhkan oleh
audiens adalah penyampaian yang monoton. Kunci mengatasinya adalah
menciptakan kontras dan interaksi. Kontras berarti ada kalanya
anda berbicara dengan tempo yang cepat, ada juga dengan tempo lambat.
Ada kalanya anda berbicara dengan antusias, ada juga saatnya anda
berbicara dengan santai dan bersahabat.
Interaksi berarti ciptakanlah dialog dengan audiens. Dialog ini bisa
berupa dialog internal dalam diri audiens juga. Tips dalam hal ini
adalah sering-seringlah mengajukan pertanyaan kepada audiens. Tujuan
pertanyaan ini bisa sekedar untuk mendapatkan respon singkat dari
audiens ataupun membuat audiens untuk berpikir dan berefleksi.